تلفن از گذشته یکی از راه های ارتباطی اصلی شرکت ها و سازمان ها با مشتریان خود بوده و همواره سیستم های تلفنی به این نیاز پاسخ می دادند، به گونه ای که سیستم سانترال ارائه شد تا قابلیت های داشتن داخلی های متعدد، منشی تلفنی و ضبط مکالمات را برای ما به همراه داشته باشد.
همچنین پیشرفت تکنولوژی، سیستم های تلفنی را نیز تحت تاثیر خود قرار داده و بهبود بخشیده است. در راستای بهبود خدمات و کیفیت سیستم سانترال، سیستم های تلفن های تحت شبکه (VOIP) ارائه شد که به بهبود سیستم های سانترال پرداخت به گونه ای که تماس های تلفنی در بستر شبکه منتقل می شوند و دیگر نیاز به کابل کشی جدا برای تلفن نمی باشد. سیستم سانترال مشکلات و محدودیت های متفاوتی داشت که در سیستم تلفنی ویپ به برطرف کردن آنها پرداخته شده است. این مشکلات عبارتند از این که در سیستم های تلفنی سانترال برای منشی تلفنی باید برای هر لایه از IVR یک کارت جداگانه تهیه و به سانترال اضافه می شد اما در سیستم ویپ این مشکل برطرف شد و به تعداد نامحدود می توان لایه های منشی تلفنی داشت.
تعداد داخلی ها در سیستم سانترال محدود به پورت های روی دستگاه سانترال بوده و جهت اضافه کردن داخلی مازاد بر آنچه روی دستگاه سانترال وجود دارد می بایست یا کارت به دستگاه اضافه شود و یا دستگاه به کلی تعویض شود اما در سیستم ویپ به تعداد نامحدود می توانیم داخلی داشته باشیم.
برای ضبط مکالمات توسط سیستم سانترال می بایست یک سیستم فیزیکی درگیر شود و کارت نیز به دستگاه سانترال اضافه شود اما چون سیستم تلفنی ویپ بر روی سرور پیاده سازی می شود در همان سرور نیز می توان فرآیند ضبط را انجام داد.
همانطور که گفته شد سیستم تلفنی ویپ بر روی سرور و حتی به صورت مجازی نیز نصب می شود و می توان بر روی سرور و در کنار سرور های دیگر قرار گیرد.
علاوه بر این ها، زمانی که سیستم تلفنی تحت شبکه راه اندازی می شود می توان از مزیت های شبکه نیز در جابجایی داخلی ها و تلفن ها استفاده کرد. به عبارتی هرجایی که اینترنت و شبکه داریم می توانیم از تلفن شرکت استفاده کنیم.
همچنین در سیستم تلفنی، سانترال فکس می بایست به صورت سخت افزاری تهیه شود اما ویپ این قابلیت را به ما می دهد که فایل های فکس شده را به صورت نرم افزاری و فایل پی دی اف دریافت و یا ارسال کنیم که کمک شایانی به صرفه جویی مصرف کاغد می کند.
در سیستم سانترال به ازای هر داخلی باید تلفن تهیه شود. اما سیستم ویپ از مزیت تلفن های نرم افزاری بهره می برد یعنی داخلی ها می توانند بر روی کامپیوتر اشخاص تعریف شوند و دیگر نیازی به تلفن سخت افزاری نیست.